GCM 4-2013

 GCM 4 / 2013 Sie betreuen ein Mandat in Form einer Einzel immobilie oder eines Portfolios, bestehend aus gemischten Nutzungsarten oder komplexem Shopping Center? Sie möchten Ihre Immobilie veräußern oder interessieren sich für ein zum Kauf vorgesehenes Objekt? Sie wurden mit der Due Diligence, der Vermietung, Bewertung oder Transaktion einer Immobilie beauftragt? Dann werden Sie an einem Werkzeug sicher nicht mehr vorbeikommen, um Ihr Vorhaben in kürzester Zeit und mit einem hohen Maß an Qualität umzusetzen. DEM DATEN- RAUM! Was für viele auf dem nationalen und inter- nationalen Markt bereits heutzutage uner- lässlich, ist für andere noch »Neuland« – um es mit den Worten einer Regierungsche- fin auszudrücken. Was damals als Bestandsakte Regale oder ganze Archive füllte, ist heute eine kompri- mierte Datensammlung aller objektbezoge- nen Unterlagen und Daten auf einem zentra- len Austauschserver. Als digitales Spiegelbild aller Bestands- bzw. Transaktionsdaten haben sämtliche mit einem Zugang betrauten Perso- nen jederzeit Zugriff zu allen Daten oder ei- nem selektierten Datenumfang. Der Datenraum kann über einen der zahlrei- chen Anbieter in Form des File Sharing ange- mietet werden. Dies empfiehlt sich, wenn die- ser einmalig für eine Transaktion oder eine Due Diligence angelegt wird und nicht der täglichen Arbeit dient. Hierbei werden die Da- ten auf einen externen Server des Anbieters hochgeladen und einem selbst definierten Personenkreis zur Verfügung gestellt. Sofern der Eigentümer eines Objektes zu einem spä- teren Zeitpunkt flexibel auf eine Kaufanfrage reagieren möchte und der beauftragte Pro- perty Manager von der Anlage eines Daten- raumes im Rahmen der täglichen Arbeit profi- tiert, empfiehlt es sich aus Kostengründen, GERMAN COUNCIL . kaleidoskop Datenraum-Management den Datenraum auf dem Server des zu beauf- tragen Property Managers einrichten zu las- sen. Doch widmen wir uns zunächst dem In- halt des Datenraumes. Der Inhalt eines Datenraumes, der sogenann- te Datenraumindex, kann auf Wunsch des Auf- traggebers beliebig gestaltet werden. In der Regel erfolgt der Aufbau des Datenraumindex beginnend mit den existenziellen Unterlagen einer Immobilie, den Grundbuchauszügen, den Baugenehmigungen und Informationen zu Nachbarschaftsrechten und anderen Las- ten. Gefolgt von Auskünften über das Gebäu- de, der Baubeschreibung, der Flächen, In- standhaltungsmaßnahmen und Instandhal- tungsrückstau, Wartungen nebst Auskünften über das Vorliegen eines Energieausweises bis hin zu den wirtschaftlichen Daten des Ob- jektes – sprich dem Mieterbestand und des- sen Mietverträge, Mieteinnahmen, ausstehen- den Forderungen, dem Jahresbudget, Bewirt- schaftungsverträge, Vermietungs- und Marke- tingkonzepte, sämtliche buchhalterische Da- ten wie Jahresabschlüsse, Sachkonten oder Umsatzsteuervoranmeldungen. Wie Sie sehen, kommen wir bei diesem Um- fang an Unterlagen und Daten doch eher dem bereits erwähnten Aktenarchiv nahe. Archivdaten, die jedoch unabdingbar sind, um eine aussagekräftige Kaufpreisbewer- tung oder Transaktion vornehmen zu kön- nen. Dabei hat die Einrichtung eines Daten- raumes nebenbei noch wertvolle Nebenef- fekte im Interesse einer Vielzahl von Betei- ligten. Um ein effektives Arbeiten im Sinne des Ei- gentümers einer Liegenschaft zu gewähr- leisten, stellen der tägliche Zugriff und ein stets aktualisierter Datenraum einen exis- tenziellen Faktor eines gut organisierten Unternehmens dar. Sei es der beauftragte Facility Manager, der eine umfangreiche Ausschreibung von Wartungsleistungen vor- nehmen muss, das Centermanagement, um einen uneingeschränkten Zugang zu allen Mieterdaten, Markt- und Marketingberich- ten und Miet- bzw. Beitragsforderungen im Hinblick auf die zu betreuende Werbege- meinschaft sicherzustellen, oder das Ver- mietungsteam, welches auf aktuelle Pläne, Fotos und Zielmieten zurückgreift, um die Leerstände im Interesse des Eigentümers durch aktive Vermietungsleistungen zu re- duzieren. Die nachstehende Darstellung zeigt Ihnen auf, welche Zielgruppe noch von einem stets aktualisierten Datenraum profi- tiert.

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